معرفی سند الزامات وزارت اقتصاد و امور دارایی در حوزه تداوم کارکرد و تاب‌‌‌آوری سیستم مدیریت تداوم کسب و کار

1-مقدمه:

در دنیای پیچیده و پرشتاب امروز و با توجه به جنگ تحمیلی 12 روزه، سازمان­‌ها با مجموعه‌­ای از تهدیدات و بحران‌­های متعددی مواجه هستند که به سرعت عملکردهای حیاتی را می‌­تواند متوقف و پیامدهای جبران‌ناپذیری را در سازمان­‌ها برجای بگذارد.این تهدیدات می‌­تواند شامل حوادث طبیعی، تهدیدات سایبری، و نقض امنیت داده‌­ها، اختلالات فناوری و تجهیزات، بحران‌­های مالی و اقتصادی و مشکلات زنجیره تأمین است که می‌توانند به توقف ناخواسته فعالیت­‌های کلیدی و پیامدهای منفی گسترده منجر شوند. در چنین شرایطی، سازمان­‌ها نیازمند رویکرد نظام‌مند، ساختاریافته و جامع برای شناسایی، تحلیل و مدیریت ریسک­‌ها می­باشند، تا ضمن حفظ استقرار فعالیت­‌های کلیدی، سرعت بازیابی فعالیت‌­ها را پس از وقوع بحران افزایش دهند. برای مقابله با این چالش‌­ها، پیاده‌سازی یک سیستم مدیریت تداوم کسب و کار (BCMS) ضروری است. یک سیستم مدیریت تداوم کسب و کار چارچوبی سیستماتیک و منظم فراهم می‌­نمایند تا قابلیت­‌های سازمان­‌ها را در حفظ عملکرد حیاتی، مقابله با اختلالات و بازیابی سریع بعد از بحران تضمین کنند. و با تکیه بر استانداردهای شناخته شده بین المللی ISO 22301، این سیستم به سازمان‌­ها این کمک را  می­‌کند تا نه تنها از خسارات مالی و اعتباری جلوگیری کنند، بلکه به ارتقاء اعتماد مشتریان و ذی­‌نفعان و بهبود فرآیندهای داخلی خود نیز بپردازند. تاب­‌آوری در سازمان­‌ها، یعنی توانایی حفظ عملکرد و بازگشت سریع به شرایط عادی پس از بروز اختلال، یکی از اهداف اصلی سیستم مدیریت تداوم کسب و کار (BCMS) است. این سیستم با چارچوبی منسجم، تضمین می‌­کند که در مواجهه با بحران­‌ها، سازمان‌­ها بتواند فعالیت­‌های حیاتی خود را بدون وقفه یا با کمترین اختلال ادامه دهند و آثار مخرب بحران را به حداقل برسانند. تداوم کارکرد سیستم باعث می­شود سازمان نه تنها از خسارات مالی و سوابق منفی جلوگیری کند، بلکه بتواند با انعطاف­‌پذیری و آمادگی بالا به شرایط تغییر یافته پاسخ مؤثر دهد. علاوه بر این، چالش‌­هایی هم چون محدودیت منابع مالی و نیروی انسانی، مقاومت‌­های فرهنگی در برابر تغییر و نیاز به مدیریت مؤثر ارتباطات داخلی و خارجی در بحران‌ها، ضرورت ترویج آموزش­‌های مداوم و توسعه قابلیت‌­های سازمانی را دو چندان می‌­کنند. در نتیجه، سیستم مدیریت تداوم کسب و کار به عنوان ابزاری کلیدی برای پایداری سازمان‌­ها، کاهش ریسک­‌های عملیاتی و تقویت تاب‌­آوری کسب و کار اهمیت ویژه‌­ای پیدا می­‌کند.[1،2،3،5،6].

2- موقعیت و محدوده سازمانی

موقعیت سازمان­‌ها در سیستم مدیریت تداوم کسب وکار (BCMS) به معنای جایگاه و نقش آنها در طراحی، پیاده‌سازی و اجرای این سیستم است که به حفظ عملکرد و تداوم عملیات حیاتی سازمان در مواجهه با بحران ها و اختلالات کمک می­‌کند.

به عنوان بستر اصلی اجرای سیستم مدیریت تداوم کسب و کار در هر سازمان، و صرف‌نظر از اندازه و نوع فعالیت، باید سیستم مدیریت تداوم کسب و کار را به عنوان چارچوبی جامع برای شناسایی تهدیدات، تحلیل ریسک­‌ها، برنامه­‌ریزی و واکنش مناسب در برابر وقفه‌ها و بحران­‌ها در سازمان­‌ها پیاده­‌سازی گردد. این سیستم به سازمان کمک می‌­کند تا کمترین آسیب ممکن به فرآیندهای کسب و کار وارد و ادامه فعالیت­‌ها تضمین‌گردد.نقش­‌ها و مسئولیت­‌ها در سازمان باید یک ساختار مناسب برای مدیریت تداوم کسب و کار ایجاد نمایند، که شامل تعیین مسئولیت­‌ها، تیم­‌های مدیریت بحران و کانال­‌های ارتباطی مشخص است. موقعیت سازمانی باعث می­شود همه افراد درک روشنی از وظایف خود در زمان بحران داشته باشند و واکنش سریع و هماهنگ انجام شود. . مدیریت بهینه منابع در این موقعیت باعث افزایش تاب‌­آوری و کاهش ریسک­‌های عملیاتی می­شود.تضمین­‌ تامین ­‌منابع و زیرساخت‌­های لازم در هر سازمان شامل مسئول شناسایی، تخصیص و تضمین دسترسی به منابع مالی، انسانی و فناوری مورد نیاز برای اجرای مؤثر سیستم مدیریت تداوم کسب و کار است.سازمان موظف است نظام آموزش، تمرین و بازبینی مستمر را برای بهبود مداوم سیستم مدیریت تداوم کسب و کار فراهم آورد. جایگاه فرهنگ سازمانی و بهبود مستمر سیستم مدیریت تداوم کسب و کار باید در فرآیندهای سازمانی و فرهنگی نهادینه شود، به گونه‌ای که پایداری و آمادگی برای مقابله با خطرات به یک ارزش سازمانی تبدیل گردد.

بنابراین موقعیت هر سازمان به عنوان هماهنگ‌­کننده ذی‌نفعان و زنجیره تأمین باید ارتباط موثری با ذی­‌نفعان داخلی و خارجی، از جمله تامین­‌کنندگان و شرکا برقرار نماید تا اطمینان حاصل‌­شود که در صورت بروز بحران، واکنش­‌های لازم هماهنگ و هم‌سو باشد. همچنین نقش سازمان در پاسخ به بحران و بازیابی، به هنگام وقوع بحران، باید با استناد به برنامه‌­ها و فرآیندهای تعریف شده در سیستم مدیریت تداوم کسب و کار، اقدام به مدیریت بحران، بازیابی عملیات و بازگشت به وضعیت عادی نماید تا خسارات مالی و اعتباری را به حداقل برساند.

بنابراین، موقعیت سازمان در BCMS به عنوان رهبر، هماهنگ کننده و بهره بردار سیستم، نقشی حیاتی برای تضمین تا­ب‌آوری و پایداری کسب وکار ایفا می­کند. این موقعیت از تهیه و به روزرسانی سیاست­‌ها، آموزش نیروی انسانی، تخصیص منابع، هماهنگی داخلی و خارجی تا اجرای واکنش‌های مدیریت بحران را در بر می­‌گیرد.

در واقع، محدوده سازمانی در سیستم مدیریت تداوم کسب وکار (BCMS) به معنای تعیین مرزها و دامنه کاربرد این سیستم در سازمان است که شامل فعالیت­‌ها، منابع، محصولات و خدمات مرتبط، تأمین­‌کنندگان و سایر وابستگی‌­ها است. این محدوده باید به گونه­‌ای تعریف شود که تمام بخش­‌ها و مواردی که در تداوم کسب وکار نقش دارند یا تحت تأثیر وقفه‌­ها قرار می­‌گیرند، در بر گرفته شوند. برای این منظور، سازمان لازم است بیانیه‌ه­ای روشن و مستند درباره دامنه سیستم مدیریت تداوم کسب و کار تهیه کند که متناسب با اندازه، نوع، ماهیت و پیچیدگی سازمان باشد و این بیانیه باید در دسترس ذی­نفعان قرار گیرد.

در واقع، تعیین محدوده سیستم مدیریت تداوم کسب وکار شامل موارد زیر است:

• شناسایی همه محصولات، خدمات، فعالیت‌­ها و مکان‌­های سازمان که باید تحت پوشش BCMS باشند.
• لحاظ کردن الزامات ذی­‌نفعان و اثرگذاری‌­ها بر مأموریت، اهداف و تعهدات سازمان.
• تعیین سطح پوشش و عمق اجرای سیستم مدیریت تداوم کسب و کار در سازمان (مثلاً فقط بخشی از فعالیت‌ها یا کل سازمان).
• مشخص کردن محدودیت‌ها و استثنائات در حوزه کاربرد.
• دامنه باید به صورت واضح و عینی بیان شود و قابل اندازه‌گیری باشد.
• بایستی در نظر گرفته شود که ممکن است نیاز به بازنگری دوره­‌ای داشته باشد، متناسب با تغییرات در ساختار سازمان یا محیط بیرونی.
• باید از منظر مدیریت ریسک، نیازهای مشتریان و تعهدات قانونی و قراردادی تعیین گردد.

تعریف دامنه نقش بسیار مهمی در موفقیت پیاده­سازی یک سیستم مدیریت تداوم کسب و کار دارد. چارچوب کاری، مسئولیت‌­ها و فرآیندهای اجرای سیستم را مشخص می‌کند و تضمین می­‌کند که همه جنبه‌­های حیاتی برای تداوم کسب‌­وکار تحت مدیریت قرار گیرند.

با توجه به چالش‌­ها و شرایط پیچیده در کشور، سازمان­‌ها برای ادامه بقاء، نیاز به سازمان­‌های خصوصی دارند که بخشی از مسئولیت‌های شخص اول مملکت را بر عهده گرفته و با ارائه راهکارها و نکات ضروری در حیطه فعالیت خود، بتواند نقش موثری را در حرکت رو به جلوی یک کشور ایفا نمایند.

یکی از مهمترین وزارت­خانه‌­ها، وزارت امور اقتصادی و دارایی است که مسئولیت دارد تا سیاست­های مالی و اقتصادی کشور را تنظیم نماید و همچنین برنامه­‌های همکاری‌های اقتصادی و سرمایه‌گذاری مشترک با کشورهای دیگر را تنظیم نماید.[7،8،9 ]

با توجه به موضوع مطرح شده در این مقاله محدوده شامل همه بانک‌­ها و سازمان‌­های زیرمجموعه وزارت اقتصاد و دارایی  است.

3- معرفی سند :

در این بخش، مراحل و نحوه پیاده‌سازی برنامه تداوم کارکرد در سازمان شرح داده شده است. پیاده­‌سازی یک سیستم مدیریت تداوم کسب و کار شامل چهار مرحله اصلی می‌گردد: آمادگی و آماده‌­سازی، فعال‌سازی، اجرای گام‌به‌گام برنامه تداوم کارکرد تهیه شده، فعالیت­‌های مربوط به بازسازی و ترمیم.

3‏-‏1-  فاز اول: آمادگی و آماده سازی

شرکت آشنا ایمن در این فاز، در راستای آمادگی و آماده­‌سازی برای فعال­‌سازی اقدامات برنامه تداوم کارکرد اقداماتی را به  انجام می­رساند. این آمادگی زمانی محقق می شود که پیش‌نیازها و منابع مورد نیاز برنامه به طور کامل تامین گردد. فرآیند آمادگی و آماده‌سازی، شامل چند بخش اصلی می شود:

3‏-‏1‏-‏1- آمادگی و آماده­‌سازی سازمان

شرکت آشناایمن به منظور ایجاد آمادگی و آماده‌سازی سازمان برای برنامه تداوم کسب‌وکار، پیش از وقوع تهدیدات، اقدام به تأمین منابع و نیازهای مورد نیاز می‌نماید. بر این اساس، ضروری است منابع مشخص‌شده در جدول اهداف برنامه تداوم کارکرد سازمان، پیش نیازها و منابع مورد نیاز، پیش از بروز تهدیدات تأمین گردد. منابع و پیش‌نیازهای ذکرشده در در جدول اهداف برنامه تداوم کارکرد سازمان، پیش نیازها و منابع مورد نیاز، مطابق جدول زیر تأمین اعتبار شده و در تاریخ‌های تعیین‌شده فراهم می‌شوند:

همچنین، لازم است عملکرد صحیح و آماده به‌­کار بودن برخی تجهیزات به شرح جدول ذیل، کنترل گردد:

در این بخش اهداف برنامه تداوم کارکرد سازمان، پیش نیازها و منابع مورد نیازبه صورت زیر تکمیل‌­گردد:

همچنین پیش‌نیازها و منابع مورد نیاز جهت دستیابی به اهداف تداوم کارکرد، به همراه بودجه مورد نیاز و تاریخ برنامه‌ریزی شده در جدول زیر تکمیل گردد:

3‏-‏1‏-‏2-آمادگی و آماده­‌سازی کارکنان

در این مرحله، در راستای آمادگی و آماده‌سازی کارکنان به دو بخش اصلی تفکیک می‌شوند:

الف) گروه مدیریت تداوم کارکرد: این گروه شامل افرادی است که مطابق با الزامات سازمان، مسئولیت مدیریت فعالیت­‌های تداوم کارکرد را بر عهده دارند و در زمان وقوع تهدیدات، فعال می­‌شوند. این افراد می­‌بایست آموزش‌های لازم را دریافت نموده و از مسئولیت خود در زمان وقوع تهدیدات، آگاهی کامل داشته باشند.

اعضای گروه مدیریت تداوم کارکرد به شرح زیر تعیین خواهند شد:

ب) سایر کارکنان سازمان: در خصوص سایر کارکنان سازمان که در زمان وقوع تهدیدات و آغاز برنامه تداوم کارکرد، عضو گروه مدیریت تداوم کارکرد نیستند، لازم است آموزش‌ها لازم در حد نیاز به ایشان ارائه شود و نیز گروه مدیریت تداوم کارکرد و مسئولیت ایشان به صورت شفاف معرفی شوند.

3‏-‏2-  فاز دوم : فعال‌سازی

در این فاز، معیارها و اقدامات فعال‌سازی برنامه تداوم کارکرد تعیین می‌شوند. بر این اساس، گام‌های زیر باید انجام شوند:

3‏-‏2‏-‏1-   تعیین معیارهای فعال سازی برنامه تداوم کارکرد

در این مرحله، با توجه به تهدیدات شناسایی‌ شده در جدول­‌ تهدیدات بالقوه سازمان / زیرساخت و پیامدهای آن‌ها در جدول تشریح اثرات تهدیدات بالقوه، در صورتی که هر یک از معیارهای زیر رخ دهد، مسئول مربوطه که در این سند مشخص شده است، موظف به فعال‌سازی برنامه تداوم کارکرد و انجام اقدامات مربوطه می‌باشد.تهدیدات بالقوه سازمان/ زیرساخت در این بخش به صورت جزئی و دقیق، بررسی و تحلیل شده‌اند. جدول زیر، به طور کلی تهدیدات را نمایش می­‌دهد.

در این بخش، پیامد تهدیداتی که در جدول تهدیدات بالقوه سازمان / زیرساخت شناسایی شده اند، به صورت تفصیلی بررسی و تحلیل خواهدشد. جدول ذیل، به‌طور‌ خلاصه، پیامد تهدیدات را نمایش می دهد.

در این بخش، رتبه‌بندی تهدیدات، با توجه به شناسایی پیامد آنها، در جدول ذیل انجام خواهد شد. احتمال وقوع تهدیدات و شدت اثر آنها به همراه راه‌حل مقابله با آن‌ها، با همکاری متخصصان حوزه زیرساخت مربوطه شناسایی خواهدشد.

در این مرحله، فرایند فعال‌سازی برنامه تداوم کارکرد به صورت زیر می باشد:

3‏-‏2‏-‏2-   اطلاع رسانی، هشدار و درخواست کمک

در این گام، با توجه به ابعاد تهدید و توقف ایجاد شده، مسئول پیاده‌سازی برنامه تداوم کارکرد درخصوص اطلاع‌رسانی به سایر دستگاه‌های معین، اعلام هشدار و همچنین درخواست کمک از ارگان­‌های مربوطه در صورت لزوم تصمیم‌گیری خواهد نمود.

3‏-‏3-فاز سوم: اجرای گام به گام  برنامه تداوم کارکرد

در این فاز، شرکت آشناایمن گام­‌های انجام فعالیت­‌های مربوط به تداوم کارکرد را مشخص می نماید:

کمیته مدیریت تداوم کارکرد، پس از اعلام آغاز فعالیت‌های تداوم کارکرد، می بایست در خصوص موارد ذیل اقدام نماید:

• اطلاع‌رسانی به دستگاه‌های مرتبط و کارکنان خود در صورت نیاز
• اقدام فوری جهت کنترل حوادثی که هنوز متوقف نشده‌­اند.
• کسب اطلاع از وضعیت موجود شامل آسیب‌های ایجاد شده به کارکنان و تجهیزات، بخش­‌های متوقف‌شده، امکانات مورد نیاز، موجودی انبارها و تجهیزات، کارکنان در دسترس و…
• تعیین حداقل تجهیزات، منابع و کارکنان مورد نیاز جهت تداوم کارکرد در دوره­‌های یک، دو، سه، هفت، پانزده و سی روزه.
• اقدام جهت تامین حداقل تجهیزات، منابع و کارکنان مورد نیاز جهت تداوم کارکرد

3‏-‏4-فاز چهارم: فعالیت های مربوط به بازسازی

در این فاز، پس از آنکه اقدامات تداوم کارکرد انجام شده و وضعیت سازمان/زیرساخت به حدی از ثبات رسید که مدیر برنامه تداوم کارکرد تشخیص خواهد داد، و زمان آغاز فعالیت‌­های مربوط به بازسازی را اعلام خواهد نمود. برای این منظور لازم است موارد زیر انجام گیرد:

• تهیه برنامه زمان­‌بندی مشخص جهت بازسازی
• تعیین مدیر بازسازی
• تخصیص منابع مالی مورد نیاز جهت بازسازی

3‏-‏4‏-‏1- تشریح نحوه ارتباطات

در این مرحله، مسئول ارتباطات مشخص شده در برنامه تداوم کارکرد، مسئول ایجاد ارتباط مستمر و مناسب با کارکنان مربوطه مطابق با پیش‌بینی‌­های انجام شده است.

3‏-‏4‏-‏2- تعیین اعتبار

در این بخش، اعتبار مورد نیاز جهت دستیابی به اهداف برنامه تداوم کارکرد، پیش نیازها و منابع مورد نیاز آن ذکر خواهد شد.

3‏-‏4‏-‏3- شرح توسعه برنامه و بروزرسانی

در این بخش، نحوه توسعه و به‌روزرسانی برنامه تداوم کارکرد، به همراه مسئول مربوطه ذکر خواهد شد.

4- مسیر راه برای پیاده‌سازی سیستم تداوم کسب و کار در سازمان‌ها

پیاده‌سازی سیستم مدیریت تداوم کسب‌وکار (BCMS) فرآیندی ساختاریافته است که نیازمند برنامه‌ریزی دقیق و هماهنگی در سازمان است. در ادامه، مسیر راه (Roadmap) برای پیاده‌سازی BCMS در سازمان‌ها به‌صورت گام‌به‌گام ارائه خواهد شد.

4‏-‏1-  تدوین شرح خدمات

شرح خدمات پیاده‌­سازی سیستم مدیریت تداوم کسب و کار (BCMS) معمولاً شامل مراحل و فعالیت‌های زیر است که به سازمان­‌ها کمک می‌­کند این سیستم را به طور کامل و مؤثر در ساختار خود توسعه دهند.

پروژه طراحی و پیاده‌سازی سیستم مدیریت تداوم کسب‌وکار سازمان مبتنی بر استاندارد ISO/IEC 22301:2019 است که بر‌اساس گام‌­های تعریف‌شده در جدول ذیل و شرح خدمات بیان‌شده در ادامه انجام می‌پذیرد.